Řízení náhradních dílů v průběhu životního cyklu výrobního zařízení

Majetkem (aktivy) pak můžeme rozumět výrobní zařízení firmy, kterým realizuje výrobu produktů, flotily mobilních strojů (do­pravních prostředků, stavebních strojů apod.), budovy, in­frastrukturu (dálnice, mosty apod.), rozsáhlé technologické celky (elek­trárny, strojovny, kotelny, chemické výrobny) a ve výčtu bychom mohli pokračovat.

V těchto případech se jedná o aktiva fyzická (tedy hmotná – angl. tan­gibles), vedle nich ale existují aktiva nehmotná (například charakterem finanční, intelektuální, právní apod.) – ta ale nejsou předmětem toho­to příspěvku.

Chtělo by se říci, že aktiva mají určitou hodnotu a vydělávají svým ma­jitelům peníze –alespoň je to zpravidla předpokladem jejich vytváření, či pořizování. Ale není tomu tak vždy: existují aktiva, která mají nulovou, nebo dokonce zápornou účetní či reálnou hodnotu, a stejně tak aktiva, jejichž účelem není přinášet majiteli profit (a některá aktiva skutečně vy­tvářejí ztrátu, tedy záporný cashflow). Fyzická aktiva zpravidla podléhají stárnutí a opotřebení (opět ale existují výjimky) a jejich hodnota bývá za­chycena v rozvaze a účetně odepisována.

Evropská federace národních společností pro údržbu (EFNMS), jejímiž členy jsou národní společnosti pro údržbu z 22 evropských zemí, včetně české ČSPÚ, se zabývá tématem integrované péče o majetek v rámci pra­covní skupiny European Asset Management Committee, již vede před­seda Wout Theuws (z belgické národní společnosti pro údržbu Bemas).

Podle EFNMS spočívá asset management v systematickém a koordinova­ném rozhodování, aktivitách a postupech, kterými organizace:

a) identifikuje existující a potenciální strategická fyzická aktiva,

b) úspěšně řídí aktiva, jejich výkonnost, rizika a náklady v průběhu jejich životního cyklu, a to s cílem dosáhnout strategických cílů organizace.

V roce 2009 EFNMS představila konceptuální model asset manage­mentu (obr. 1), který vychází z klasického PDCA cyklu. V jádru modelu rozeznáváme trojici „spojených nádob“: investice, provoz a údržbu (vět­ší investice na začátku životního cyklu výrobního zařízení povede k lep­ším provozním parametrům a snadnější údržbě). Vnější prostředí modelu tvoří zainteresované strany, trh a zákazník, technologie, legislativa a fi­nancování.

ŽIVOTNÍ CYKLUS FYZICKÝCH AKTIV

Fyzická aktiva (například výrobní zařízení) procházejí typickými fázemi svého životního cyklu: pořízením, instalací, provozem, údržbou, obnovou a likvidací. Příklad životního cyklu fyzických aktiv je uveden na obr. 2.

Pro majitele může „život“ aktiv začínat jejich pořízením – nákupem. V některých případech tuto fázi předchází i tvorba koncepce, návrh a vý­voj pořizovaného zařízení. Po nákupu následuje fáze instalace – přípra­vy a uvedení zařízení do provozu. Ve fázi provozu očekává majitel tvorbu výnosu z provozu stroje. Efektivní provoz zařízení se ovšem neobejde bez údržby – údržba vytváří hodnotu.

Pokud zařízení dosáhne určitého provozního stáří, kdy již další provoz není možný nebo není efektivní, je nutné provést obnovu zařízení. Život­ní cyklus pak končí likvidací v okamžiku, kdy se majitel rozhodne zaříze­ní již dále nepoužívat.

Jediným stádiem životního cyklu, kdy zařízení vytváří pozitivní cash­flow, je provoz. Naopak, ostatní fáze cyklu představují investice a nákla­dy. Existuje však silný vztah mezi náklady vynaloženými ve fázích poříze­ní, instalace, údržby a obnovy a výnosy ve fázi provozu stroje.

Nevhodné šetření především ve fázi pořízení – počáteční investice do za­řízení – se nevyhnutelně vrátí zejména v podobě špatných provozních parametrů, zhoršené udržovatelnosti stroje, vyšších nákladů na instalaci, obnovu i likvidaci zařízení.

Předseda European Asset Management Committee (EAMC) při EFNMS Kari Komonen zdůrazňuje rozdělení životního cyklu fyzických aktiv na dvě důležité (a svou podstatou odlišné) části: část investice a část využití (obr. 3). Je zřejmé – a praxí ověřené – že efektivně vynaložená vyš­ší investice do návrhu, vývoje, výroby a instalace zařízení se vrátí ve fázi využití zařízení ve formě lepších provozních parametrů (výkonnost, pro­duktivita, OEE apod.), lepší udržovatelnosti (snazší údržba, nižší nákla­dy na údržbu a menší prostoje způsobené údržbou), levnější a jednodušší obnově zařízení a nakonec i ve fázi likvidace (recyklovatelnost, další vyu­žití materiálů apod.).

Za povšimnutí stojí také to, že K. Komonen neodděluje fáze provozu a údržby – a je to tak správně, protože efektivní provoz zařízení bez kva­litní údržby v principu není možný. Management či vlastníci výrobních zařízení někdy vnímají údržbu spíše jako nákladové břemeno a provoz za­řízení jako možnost vytváření zisku. V tomto pohledu je provoz činnost žádoucí, zatímco údržba je aktivitou nežádoucí. Tento pohled ale jistě ne­ní vhodný – není možné odtrhávat provoz zařízení od jeho údržby.

ŘÍZENÍ NÁHRADNÍCH DÍLŮ V PRŮBĚHU ŽIVOTNÍHO CYKLU AKTIV

Důležitým procesem v údržbě je řízení zásob náhradních dílů a ostatních materiálů potřebných pro realizaci údržby. Zejména v energetice, těžkém a chemickém průmyslu mohou firemní zásoby náhradních dílů čítat de­setitisíce různých položek v hodnotě řádu miliard korun. Je proto zřejmé, že efektivní řízení zásob náhradních dílů může takovým firmám přinést významné úspory provozních nákladů.

Obecným cílem řízení zásob náhradních dílů v údržbě je optimalizace (snížení) úrovně zásoby při současném zachování (nebo zlepšení) dostup­nosti položek na skladě. Špatně fungující řízení zásob se pak vyznačuje dvěma typickými projevy, které se zpravidla vyskytují společně:

– přezásobení méně potřebných položek, které vede k celkově nepři­měřeně vysoké zásobě náhradních dílů a materiálů údržby,

– deficity důležitých položek – zároveň je u některých (zpravidla z po­hledu údržby důležitých) položek nastavena nedostatečná zásoba a dochází k deficitům.

Uplatnění vhodných metod a nástrojů řízení zásob v takové situaci vede k vyvážení úrovní zásob celého portfolia: snížení nepotřebného přezáso­bení a současně nastavení dostatečné zásoby důležitých (kritických) po­ložek. Tím se zároveň snižuje riziko nedostupnosti náhradních dílů na skladě. Minimalizace zásoby a snížení rizika nedostupnosti jsou zdánlivě v přímém protikladu. Při důsledném využití možností specializovaných informačních systémů a sofistikovaných metod řízení zásob náhradních dílů je však možné takového výsledku dosáhnout.

Jak udržované zařízení prochází různými fázemi svého životního cyklu, mění se i potřeby, zaměření a problémy v oblasti řízení zásob.

FÁZE POŘÍZENÍ A INSTALACE FYZICKÝCH AKTIV

Současně s pořízením a instalací zařízení (tedy v rámci počáteční investi­ce) je zpravidla dodána skupina náhradních dílů, které jsou součástí do­dávky samotného zařízení. Ve fázi pořízení provozovatel/majitel zaříze­ní zpravidla dostává také seznam doporučených náhradních dílů od dodavatele zařízení. Dodavatel doporučuje tyto náhradní díly nakoupit současně se zařízením a držet na skladě pro zajištění údržby zařízení. Ty­to náhradní díly bývají nazývány jako sady prvního vybavení nebo inves­tiční náhradní díly.

Z pohledu účetnictví je zajímavé, že sady prvního vybavení podléhají odepisování se zařízením, protože jsou součástí investice do tohoto za­řízení. Jejich účetní hodnota tedy v průběhu času klesá. Zásoba těchto náhradních dílů někdy nebývá účetně vedena na skladě (je považována za součást investice), nebo bývá naskladněna s nulovou účetní hodno­tou (odepisuje se na úrovni investice), případně je naskladněna s reálnou hodnotou – pak je ale nutné zajistit amortizaci hodnoty těchto položek.

Jsou-li investiční náhradní díly vedeny s nulovou hodnotou, v okamžiku jejich spotřeby a následného nákupu (doplnění na sklad na požadovanou úroveň) dochází k nečekanému navýšení hodnoty zásoby náhradních dí­lů, které bývá nutno vysvětlit a obhájit před managementem („Jak to že najednou kupujeme díl za velké peníze“?). Je zřejmé, že zájmem doda­vatele zařízení je doporučit provozovateli zařízení nakoupit velký objem zásob náhradních dílů a zvýšit tak cenu dodávky zařízení. Provozovatel často nemůže efektivně oponovat toto doporučení, protože nemá zku­šenosti s provozem zařízení a nezná ani technické parametry a provoz­ní vlastnosti doporučovaných náhradních dílů. Dodavatel by ale vždy měl podložit doporučení konkrétních náhradních dílů analýzou (očekávaná spolehlivost a MTBF, analýza rizik, hodnocení kritičnosti dílů apod.).

FÁZE PROVOZU A ÚDRŽBY FYZICKÝCH AKTIV

Ve fázích provozu a údržby se uplatňují běžné postupy v řízení zásob ná­hradních dílů, které jsou drženy na skladě jako ochrana v případě poru­ch (tedy pro korektivní údržbu). Platí zde klasické doporučení: maxima­lizujte preventivní plánovanou údržbu, protože se tak zbavíte problémů s řízením zásob náhradních dílů. Pro plánované činnosti údržby je mož­né (a často i snadné) plánovat také potřebu náhradních dílů – a ty nako­upit s dostatečným (ale co nejkratším) předstihem před vlastním termí­nem vykonání práce. Zásoby údržby lze strategicky segmentovat podle určitosti předpovědi spotřeby (obr. 4). U některých položek je možné bu­doucí spotřebu určit (plánovat) zcela přesně (tedy víme kdy a kolik kusů bude spotřebováno – např. plánované výměny zařízení nebo jeho částí).

Jindy si můžeme být jisti pouze termínem spotřeby (ten se shoduje s ter­mínem realizace práce; víme tedy, kdy ke spotřebě dojde), nikoliv však spotřebovaným množstvím (přesné množství je možné stanovit napří­klad až na základě revizního nálezu). Potom se zpravidla nakupuje vět­ší množství (např. spojovacího materiálu pro plánovanou odstávku), kte­ré se s určitou pravděpodobností spotřebuje.

V takových případech je vhodné sledovat, a po skončení plánovaných pra­cí analyzovat, skutečnou spotřebu materiálu nakoupeného na plánova­nou akci a předejít tak možnému hromadění nespotřebovaných položek.

Třetí kategorii tvoří zásoby pro náhodné, neplánované (korektivní) údržby (odhadujeme, kolik kusů materiálu bude v určitém období spo­třebováno, neznáme ale přesné datum spotřeby). Tyto položky je nutné řídit vhodnými metodami a nástroji tak, aby byla zajištěna potřebná do­stupnost dílů při minimálním objemu zásoby.

FÁZE OBNOVY FYZICKÝCH AKTIV

Z pohledu náhradních dílů jsou častým úskalím při rozsáhlých odstáv­kách zařízení zbytky materiálů a náhradních dílů, které byly na od­stávku připraveny, ale nebyly spotřebovány. Například při odstávkách petrochemických výroben není možné dopředu ověřit technický stav zařízení, proto se nakupuje velké množství náhradních dílů včetně spojovacího materiálu. Po odstavení výroby a demontáži pak inspekč­ní nález potvrdí skutečný technický stav zařízení. V tuto chvíli se mů­že ukázat, že připravené náhradní díly nebudou vzhledem k dobrému technickému stavu zcela spotřebovány. Pro takové případy je vhodné s dodavateli náhradních dílů dohodnout možnost zpětného odkupu (buyback), zejména v případě vyšší hodnoty položek, které jsou před­mětem zpětného odkupu. Jedná se o vztah oboustranně výhodný (tedy win-win). Odběratel se chrání proti riziku, že zásoby zůstanou po od­stávce zařízení na skladě (a pravděpodobně nebudou spotřebovány dří­ve, než při příští odstávce, která se v petrochemii může opakovat s pe­riodou až 4 – 6 let) a vzniknou nezanedbatelné náklady na držení této zásoby (především finanční náklady vázaného kapitálu a náklady na skladování).

Dodavatel je motivován uzavřít kontrakt typu buy-back slevou, se kterou při zpětném odkupu díly odkoupí. Tato sleva se běžně pohybuje kolem 10 – 15 procent, ale i při výraznější slevě (až 30 procent) může být tento kon­trakt stále pro odběratele výhodný.

FÁZE LIKVIDACE FYZICKÝCH AKTIV

Při likvidaci zařízení se objevují jak negativní peněžní toky (samotná likvidace něco stojí), tak i pozitivní peněžní toky (zařízení nebo mate­riál lze prodat za zůstatkovou hodnotu). Při demontáži zařízení a je­ho jednotlivých komponent je nutné podle technického stavu rozho­dovat, zda:

1. je možné demontované díly využít jako náhradní díly (např. pro jiná nebo podobná zařízení v provozu) a ponechat na skladě (znovu na­skladnit),

2. demontované díly jsou sice v dobrém stavu, ale není je možné interně využít (takové díly je možné prodat v rámci firemní skupiny, odvětví, přes burzy náhradních dílů),

3. demontované díly nejsou v použitelném stavu a je nezbytné je ekolo­gicky zlikvidovat a sešrotovat.

Při likvidaci zařízení je také třeba zvážit další využití náhradních dílů pro toto zařízení držených na skladě. Ideální je sledovat životní cyklus fyzic­kých aktiv tak, aby na konci jejich životního cyklu – tedy ve stádiu likvida­ce – byly zásoby náhradních dílů na skladě pokud možno minimální. Au­tomatický nákup náhradních dílů by měl být včas zastaven tak, abychom se vyhnuli zbytkům nepoužitelných zásob na skladě.

Někdy bývá problémem i nedostatečná kontrola nad díly demontovaný­mi při likvidaci nebo opravě ze zařízení (informační systém o nich „ne­ví“). V takovém případě je třeba zavést procesy zajišťující, že se demonto­vaný materiál „neztratí“ a je řádně evidován.

Lektoroval: doc. Ing. Juraj Grenčík, PhD.

LITERATURA:

[1] Formánek, T.; Strachotová, D.: PLANNING WIZARD – systém pro efektivní řízení zásob údržby. Sborník mezinárodní konference ÚDRŽBA 2006, ČSPÚ, 2006

[2] Komonen, K.: Two guiding factors of asset management. EFNMS, 2009

[3] EAMC EFNMS: Conceptual model of asset management. EAMC EFNMS, 2009

TEXT TOMÁŠ HLADÍK, PROJEKTOVÝ MANAŽÉR, LOGIO FOTO ARCHIV REDAKCE