ipa1Je dôležité, aby manažéri mali k dispozícii taký motivačný systém, ktorý dokáže efektívne ovplyvňovať správanie a konanie jednotlivcov a pracovných tímov smerom k rozvoju a efektívnemu využívaniu potenciálu zamestnancov, k ich zodpovednej a kvalitnej práci s prihliadnutím na osobné ciele, ale aj v súlade s cieľmi a so záujmami celej organizácie.


Motivácia by mala byť v čo najväčšej miere „šitá na mieru" každému zamestnancovi. Organizácia a jej manažéri by mali vyvíjať cielené úsilie, nájsť a vedieť efektívne použiť správne motivačné nástroje a faktory, ktoré ovplyvňujú spokojnosť a motiváciu zamestnancov.
Častou chybou pri motivácii zamestnancov je ich zameranie na finančnú motiváciu (mzdy, prémie, bonusy...). Finančná motivácia je významná (predovšetkým pri získavaní nových pracovníkov a pre výkonovú motiváciu existujúcich pracovníkov), ale často nie je najdôležitejšia. Na to, aby zamestnanci boli lojálni (dlhodobo verní), nie iba spokojní, je potrebné oveľa viac pracovať aj s inými, najmä nefinančnými formami motivácie tak, aby zamestnancov práca čo najviac bavila a vykonávali ju s radosťou a angažovanosťou.

* * * * *
Čo motivuje jedného zamestnanca, nemusí motivovať ostatných.
Jednoduchý návod umožňujúci motivovať všetkých neexistuje.
* * * * *

Je teda potrebné vedieť efektívne kombinovať finančné a nefinančné formy motivácie.

Dve cesty k účinnej motivácii
1. Čím zamestnancov motivovať, teda čo im výmenou za ich pracovné úsilie a nasadenie ponúknuť?
2. Akým spôsobom s finančnými a ďalšími motivačnými nástrojmi zaobchádzať a použiť ich?

Cieľom motivovania je nielen dosahovanie lepších výsledkov, ale aj posilnenie tímovej práce, odstránenie prekážok pri práci, stabilita zamestnancov, ich ochota dodržiavať pravidlá a predpisy, ochota zapájať sa do zlepšovania a zmien, ochota zmeniť, ak je to potrebné, obsah pracovnej náplne alebo zvýšiť si kvalifikáciu.

Na základe toho, že už 20 rokov pracujem ako lektor, kouč, konzultant pre rôzne výrobné a obchodné organizácie v SR a ČR, som presvedčená, že napriek tomu, že motiváciu je náročné „uchopiť" (nemôžeme ju vidieť a je náročné ju merať), ukazuje sa, že venovať sa jej, pozorovať a riešiť ju, má veľký význam pre organizácie, aby dosiahli požadovanú kvalitu a výkonnosť.
Hlavné pravidlá a tipy pre nastavenie kvalitnej a efektívnej motivácie zamestnancov, ku ktorým som v praxi dospela a ktoré by mala organizácia i jej manažéri pri vedení ľudí poznať a rešpektovať, sú:

Mať definované hlavné myšlienky – víziu, misiu, poslanie, strategické ciele, hodnoty
Ak chceme, motivovať zamestnancov v organizácii a zabezpečiť ich lojalitu, je potrebné mať definované hlavné myšlienky a zdieľať ich. Môžu nastať tri situácie:
Ak organizácia nemá myšlienky, ktoré by zamestnanci mohli zdieľať, je potrebné začať úplne od začiatku a myšlienky definovať. Riešením je definovanie vízie, misie, poslania, strategických cieľov, prípadne hodnôt firmy.
Ak organizácia myšlienky má, ale zamestnanci ich nepoznajú alebo im nerozumejú, je úlohou manažérov naučiť zamestnancov orientovať sa v tzv. firemných myšlienkach, zrozumiteľne im ich vysvetľovať tak, aby každému boli jasné a chápali význam týchto myšlienok pre ich každodennú prácu.
Firemné myšlienky sú pochopené, ale zamestnanci s nimi nie sú stotožnení a nepodporujú ich. Táto skutočnosť predstavuje asi najzložitejšiu situáciu. V tomto prípade nás čaká úloha „skĺbenia" záujmov organizácie s potrebami zamestnancov. Zabezpečiť, aby pochopili, že naplnenie firemných myšlienok je aj v ich záujme. To je téma motivácie a stimulácie pracovníkov.

Zabezpečiť pravidelnú informovanosť
Ak chce organizácia úspešne fungovať, je nesmierne dôležité, aby informácie boli prístupné na horizontálnej úrovni (medzi oddeleniami a manažérmi na jednej úrovni riadenia) aj na vertikálnej úrovni riadenia organizácie (nadriadení a podriadení). Je dôležité, aby vedenie organizácie pravidelne a včas informovalo svojich zamestnancov o víziách, cieľoch, zámeroch, úlohách, zmenách, dosiahnutých výsledkoch (či pozitívnych alebo negatívnych), ako aj o problémoch organizácie. A tiež odovzdávali potrebné informácie externým subjektom (dodávatelia, odberatelia, štátne a peňažné inštitúcie,,,).

ipa2

Zmyslom pravidelného informovania je:
- zabezpečiť objektívnu a kvalitnú informovanosť zamestnancov a externých subjektov,
- zabrániť klebetám, polopravdám, nepravdám a fabulovaniu,
- dať jasné vysvetlenia o zmenách, rozhodnutiach a postojoch,
- lepšie porozumenie nastaveným cieľom, zámerom, úlohám a pravidlám,
- lepšie realizovanie, napĺňanie úloh a cieľov,
- lepšia atmosféra, zamestnanci sa budú cítiť dôležitejší a tiež ako súčasť organizácie, nebudú mať pocit, že sú iba „bezvýznamnými" článkami organizácie,
- mať efektívnejšie porady a workshopy.

Dať ľuďom istoty
Keď som pracovala v Združení automobilového priemyslu SR ako manažér vzdelávania a kvality ľudských zdrojov a neskôr ako externý konzultant pre rôzne spoločnosti, často sme dostávali za úlohu zisťovať „ČO najviac motivuje ľudí v práci?" Tieto prieskumy sme uskutočňovali formou dotazníkov, testov motivácie a realizovaných workshopov.
Na prvom mieste nám vychádzala ISTOTA, že zamestnanci dostanú výplatu pravidelne vždy k určitému dátumu v mesiaci a dostanú ju vo výške, aká bola dohodnutá v pracovnej zmluve aj so zaplatením všetkých príplatkov, na ktoré majú nárok. Teda, že zamestnanci si budú môcť pravidelne pokryť všetky potrebné základné výdavky na svoje fungovanie. Istota v tom, že firma je stabilná, bezpečná a ľudia majú zabezpečenú prácu aj v budúcnosti. Na druhom mieste nám vychádzala potreba mať zabezpečené kvalitné pracovné podmienky a prostredie, a na treťom mieste boli medziľudské vzťahy (v plnej miere sa nám potvrdzovala Maslowova pyramída potrieb). Na základe týchto výsledkov sme manažmentu organizácií odporúčali ISTOTY zabezpečiť, a aj ich pravidelne prezentovať pri stretnutiach so zamestnancami.

Vytvorené motivujúce pracovné podmienky a pracovné prostredie
Pri vytváraní kvalitných pracovných podmienok a kvalitného pracovného prostredia je dôležité pravidelne zisťovať a kontrolovať úroveň dosahovania týchto základných cieľov motivácie:
V organizácii zabezpečiť také pracovné podmienky, ktoré zaručia bezproblémový chod a bezpečnosť a spokojnosť zamestnancov.
Organizácia nie je prehnane reštriktívna, teda nekladie prehnaný dôraz na kontrolu, ale naopak, snaží sa zamestnancom viac dôverovať a prenášať na nich viac kompetencií a zodpovednosti.
Manažéri v organizácii sa vyhýbajú verejnej kritike, sexuálnemu obťažovaniu, ponižovaniu a šikanovaniu (mobingu) zamestnancov.
Manažéri majú ako jednu z priorít priebežne sa starať a zaujímať o fyzickú a psychickú pohodu.
Manažéri by mali zavádzať kontrolné systémy, ale je potrebné ich zavádzať tam, kde je to nevyhnutné.
Zamestnanci by mali byť oboznámení so všetkými informáciami, ktoré majú vplyv na ich pracovný život, najmä ak ide o nejaké podstatné zmeny.
Manažéri by mali venovať pozornosť náplni pracovného miesta jednotlivých zamestnancov – zamedzovať dlhodobej monotónnej práci, dbať na rozvoj kreativity a rozmanitosti pracovných úloh, ktoré podporujú potenciál jednotlivcov.
Manažéri by sa mali snažiť zamedziť prílišnej byrokracii – administratívu pravidelne prehodnocovať a hľadať efektívnejšie a optimálne spôsoby a varianty.
Manažéri by mali podporovať samostatnosť jednotlivcov (vzbudiť v jednotlivcoch pocit, že niečo sám vytvoril, k niečomu prispel), ale aj ich vzájomnú a efektívnu spoluprácu.
Manažéri sa musia snažiť zabezpečiť u zamestnancov plné porozumenie náplni ich práce a úloh, ako aj toho, ako ich práca ovplyvňuje iné oddelenia, výsledok celej firmy.

Chápať, že motivácia jednotlivca je ovplyvňovaná viacerými faktormi
Z vypozorovanej praxe zhruba 50 % motivácie zamestnanca je ovplyvnených jeho vlastnými vnútornými motívmi. Práve preto je dôležité, aby manažéri aktívne pozorovali a komunikovali s podriadenými. Iba tak môžu čo najobjektívnejšie zistiť a spoznať, ktoré vnútorné motívy zamestnancov motivujú. Na základe toho, môžu manažéri zvoliť tie správne stimuly, a tým pozitívne ovplyvniť výkonnosť a stabilitu zamestnanca.

* * * * *
Každý človek je iný, teda to, čo motivuje zamestnanca je u každého odlišné.
* * * * *

Ďalších 50 % motivácie je ovplyvnených okolím, ktoré zamestnanca obklopuje a kvalita medziľudských vzťahov, ale hlavne kvalita štýlu vedenia, s ktorým sa zamestnanec stretáva. Preto je nesmierne dôležité, aby manažér zvolil správny štýl vedenia a prístupu k zamestnancovi. To dokáže zabezpečiť iba vtom prípade, ak zamestnanca pozoruje a pravidelne hodnotí. Je nutné, pristupovať ku každému zamestnancovi ako k originálu.

Mať kvalitné vzťahy na pracovisku a dobrú pracovnú atmosféru
Je dôležité, aby manažér vedel stimulovať dobrú atmosféru na pracovisku a snažil sa svojim prístupom a vedením o dobré medziľudské vzťahy medzi zamestnancami navzájom aj o jeho vzťahy so zamestnancami, Dobré vzťahy na pracovisku a osobnosť nadriadeného vedia významne ovplyvňovať kvalitu motivácie zamestnancov, je preto dôležité:
Mať dobrú atmosféru, ktorá je nebyrokratická a uvoľnená, zriedka dochádza k napätiu, panuje dobrá pracovná nálada.
Mať dobre nastavené úlohy a ciele, ktoré sú všetkým členom jasné a všetci sa s nimi stotožňujú. O sporných bodoch sa diskutuje a hľadajú sa riešenia.
Mať kvalitnú komunikáciu, ktorá je spontánna, otvorená a plynulá vo všetkých smeroch. Členovia skupiny sa navzájom počúvajú. Nikto sa neobáva vyjadriť svoj názor, podporuje sa vytvorenie súdržnosti v tíme. Manažér vie komunikovať.
Akceptovať rozdielnosti v názoroch, zabezpečiť, aby sa konflikty nepotláčali, o problémoch sa diskutovalo. Riešené konflikty pomáhajú skupine k rozvoju.
Mať snahu, aby rozhodnutia boli prijaté členmi tímu a výsledok bol akceptovaný všetkými. Pripomienky brať do úvahy a hľadať spôsob, ako ich zakomponovať do konečného rozhodnutia.
Mať nastavené jasné pravidlá a očakávania vzájomného fungovania.
Zabezpečiť, aby kritika bola konštruktívna a nesťažovala realizáciu úlohy.
Zabezpečiť otvorenosť, každý člen otvorene vyjadruje svoje názory.
Snažiť sa o to, aby nadriadený nevládol autoritatívne. Manažér berie ohľad na to, čo je prijateľné pre skupinu. Využíva pre splnenie cieľa schopnosti a zručnosti všetkých pracovníkov.
Viesť tím a jej členov k tomu, aby boli kritickí sami k sebe.
Manažér sa správa tak, aby bol príkladom pre kolegov, aby bol hodnoverný/autentický, budil prirodzený rešpekt.
Pravidlá a tipy pre efektívnu motiváciu zamestnancov

Manažéri musia byť sami motivovaní – aktívne pracovať na svojej motivácii
Aby mohol manažér motivovať druhých, musím byť najprv on sám motivovaný. S tým, čo požaduje od druhých, musí byť on sám stotožnený. Ak to tak nie je, nemožno očakávať, že bude vedieť presvedčiť iných. Je niekoľko spôsobov, ako to môže dosiahnuť, ale je potrebné, aby na tom priebežne aktívne pracoval. Musí sa naučiť vytrvalosti, pracovitosti, optimizmu, zodpovednosti, nastavovaniu si reálnych a primerane náročných cieľov, kvalitnému plánovaniu a organizovaniu, dôslednosti, efektívnej komunikácii.

Manažéri musia poznať a správne používať efektívne spôsoby riadenia a vedenia ľudí
Manažér má veľkú „moc", pretože jeho spôsob vedenia a riadenia ľudí má rozhodujúci význam pre motiváciu a stabilitu jeho podriadených, pre ich lojalitu.
Lojalita na pracovisku predstavuje pozitívne alebo aspoň neutrálne stotožnenie sa so svojimi pracovnými úlohami a pracovným prostredím, čo vylučuje potrebu sťažovania sa, ohovárania a v neposlednom rade odchodu k inému zamestnávateľovi.
Pre manažéra je dôležitá predovšetkým schopnosť a ochota venovať zamestnancom čas a pozornosť, pravidelne zisťovať ich spokojnosť a mieru motivácie, spravodlivo ich hodnotiť a odmeňovať, prejavovať im za dobrú prácu uznanie a vytvárať príjemné prostredie, ktoré im uľahčuje plnenie ich úloh.

Manažéri musia ovládať zásady efektívnej a kvalitnej komunikácie
Pre manažéra je kvalitná a efektívna komunikácia základným predpokladom pre úspešnú motiváciu a spoluprácu. Manažér sa musí snažiť nie len o to, aby bol vypočutý, ale hlavne o to, aby bol zrozumiteľný a správne pochopený. Iba tak zabezpečí v čo najväčšej možnej miere, že jeho pracovníci pochopia čo od nich chce a nebude musieť dialóg opakovať niekoľkokrát. Manažér nesmie zabúdať v komunikácii so zamestnancami:
Budiť pozitívny dojem pri kontakte s ľuďmi, byť príjemný, ústretový, zdvorilý. Ak bude manažér často nepríjemný a „podráždený“, zamestnanci budú mať tendenciu vyhýbať sa mu alebo minimalizovať kontakt s ním, čo bude viesť k „neprirodzenej“ autorite a k nedôvere.
Dodržiavať slušnosť a úctu – nezabúdať pozdraviť, poďakovať, poprosiť, aktíve počúvať, dať priestor na vyjadrenie aj druhej strane, nepoužívať vulgarizmy a neprimerané narážky(neraz som musela ísť ako mediátor riešiť na pracoviská mobbing, kde sa pracovníci sťažovali na vulgárne a značne neprimerané správanie svojho nadriadeného).
Mať primeranú neverbálnu komunikáciu – tón hlasu, sebaisté držanie tela, vhodné gestá, akceptovanie intímnej zóny, úsmev, prejavenie záujmu a ďalšie.
Používať jednoduchý, zrozumiteľný slovník a motivujúce slová. Často sa manažéri vyjadrujú zložito, príliš odborne, používajú veľa cudzích slov, čo vedie k nezrozumiteľnosti a nepochopeniu toho, čo hovoria.
Manažér musí poznať techniky aktívneho počúvania, techniky efektívneho kladenia otázok. Zamestnanci musia byť presvedčení o tom, že ich aktívne počúva a rozumie im, a že aj otázky, ktoré im kladie, sú zrozumiteľné a podnecujúce.
Uistiť sa, že ľudia vedia, čo sa od nich očakáva a čo oni sami môžu očakávať od nadriadeného – často dochádza k chybe, keď zamestnanci nesprávne „čítajú" posolstvá od svojho nadriadeného a opačne. Ak zamestnanec vie, čo sa od neho očakáva, čo môže on očakávať od nadriadeného a stotožní sa s tým, vyhne sa nepríjemným konfliktom a nedorozumeniam. Obe strany majú jasno.
Jasne stanoviť, konkrétne a primerane náročné úlohy/stanovenie SMART cieľov (cieľ musí byť konkrétny, merateľný, akceptovateľný, reálny a časovo ohraničený), ktoré vedú k vyššej motivácii a overiť si u zamestnanca či ich akceptuje, zvládne a sú pre neho výzvou. Taktiež si treba stanoviť termíny a požiadavky zamestnancov. Pri nastavovaní cieľov je nevyhnutné, aby si manažér overil tzv. „okamžitou spätnou väzbou“, či je pre zamestnanca úloha zrozumiteľná a akceptovateľná v požadovanej kvalite a termíne.
Poskytovať priebežnú spätnú väzbu na kvalitu práce zamestnanca, teda všímať si zamestnancov a priebežne im dávať buď pozitívnu (ocenenie, uznanie, pochvala) alebo negatívnu (konštruktívna kritika, upozornenie) spätnú väzbu.

ipa3

Je potrebné obmedziť motivačné bariéry v organizácii
Organizácia musí mať pravidlá, za akých môže zamestnanec pracovať, ale aj obmedzenia, ktoré je potrebné dodržiavať. Je však veľmi dôležité, aby obmedzenia mali svoje opodstatnenie a neboli iba „nezmyselnou“ prekážkou pre zamestnancov. Na to, aby bol motivačný systém účinný, je potrebné, aby v spoločnosti nedochádzalo k motivačným bariéram (obmedzeniam).
Medzi najčastejšie príčiny chýbajúcej motivácie (vonkajšie motivačné bariéry) patria napríklad charakter práce, negatívne pôsobiace prostredie v spoločnosti, sociálna atmosféra, narušenie vzťahov, štýl vedenia, nevhodné správanie vedúceho, neriešenie konfliktov, zlý systém hodnotenia a odmeňovania. Za vnútorné motivačné bariéry považujeme napríklad nesúlad osobných záujmov, potrieb a ašpirácií s obsahom práce, s možnosťami sebarealizácie, nepripravenosť na plnenie úloh, neprimerané prežívanie alebo nezvládnutie osobných problémov (ekonomických, vzťahových a iných).

Zabezpečiť rozvoj a systematické vzdelávanie zamestnancov
Organizácia musí zabezpečiť, aby vzdelávanie a rozvoj zamestnancov boli systematické. Iba tak sa dá zabezpečiť reálny posun zamestnancov, zlepšenie ich súčasných výkonov, konkurencieschopnosť celej organizácie. Potreby vzdelávania a rozvoja vychádzajú z nedostatočných výkonov, poznatkov, ale aj individuálnych motívov zamestnancov. Organizácie veľmi často riešia, či investovať do vzdelávania svojich zamestnancov a tak riskovať, že po získaní vyššej kvalifikácie sa budú na trhu práce snažiť získať lepšie platenú prácu, alebo či použiť vzdelávanie ako motivačný nástroj a veriť, že aj takto zabezpečia lojalitu zamestnancov. V súčasnosti musia organizácie efektívne rozvíjať „tvrdé zručnosti" (tzv. hard skills – súbor schopností a zručností technického a administratívneho charakteru), ale aj „mäkké zručnosti“ (tzv. soft skills – ľudské zručnosti v oblasti správania sa, schopnosti ľudí komunikovať, spoločne pracovať, konať, riešiť konflikty, organizovať, rozhodovať a podobne).

Mať nastavený systém pravidelných hodnotiacich rozhovorov
Pre motiváciu zamestnanca je veľmi dôležité, aby okrem priebežnej spätnej väzby od nadriadeného počas roka, dostal aj komplexné hodnotenie kvality svojej práce raz alebo dvakrát ročne. Takéto hodnotenie by malo obsahovať okrem hodnotenia kvantitatívnych (merateľných) a kvalitatívnych ukazovateľov, aj stanovenie si a následné hodnotenie rozvojových pracovných cieľov. Je dôležité, aby manažér, ktorý hodnotenie vedie, poznal zásady a metódy na kvalitné a efektívne vedenie hodnotiaceho rozhovoru, aby poznal všetky hodnotiace kritériá a aj význam škály hodnotenia (napríklad ak je škála 1 – 4, musí vedieť, kedy dá pri kritériu 1 a kedy 4). Je dôležité, aby manažér poznal zásady pozitívnej a negatívnej spätnej väzby, vedel nastavovať rozvojové ciele prospešné pre jednotlivca, ako aj pre firmu.

Spravodlivé odmeňovanie – je potrebné zohľadňovať štyri systémy odmeňovania
Iba ťažko sa dá zabezpečiť úplná spravodlivosť v odmeňovaní zamestnancov. Organizácia by sa však o to mala čo najviac snažiť a vytvoriť funkčný systém s presne stanovenými pravidlami, ktoré sú transparentné a pravidelne komunikované. Pri nastavovaní spravodlivého odmeňovania je potrebné brať do úvahy štyri systémy odmeňovania:

1. Priame peňažné odmeňovanie – zahŕňa mzdu, vrátane rôznych mzdových zvýhodnení, prémie, odmeny a provízie. Je dôležité, aby táto forma odmeňovania bolo vyplácaná pravidelne v súlade s dohodnutými podmienkami v pracovnej zmluve, zamestnanci musia mať ISTOTU.

2. Nepriame peňažné odmeňovanie –sem môžeme zaradiť zamestnanecké akcie, poistenie, pôžičky zamestnancov, príplatky na stravovanie, ošatenie a iné.

3. Nepeňažné odmeňovanie – ide o poskytnutie iných materiálnych hodnôt ako: služobný automobil, telefón, rôzne sociálne výhody a služby, napríklad využívanie rekreačných zariadení, poradenských služieb, starostlivosti o deti a rôzne iné.

4. Vyjadrovanie uznania a pochvaly – verbálne aj neverbálne prejavy uznania a pochvaly sú najlacnejšou formou motivácie. Je dôležité, aby si manažéri aktívne všímali a vyhľadávali príležitosti na chválenie ľudí, nie iba jeden alebo dvakrát za rok pri osobných hodnotiacich pohovoroch. Pochvala musí byť adresná a veľmi konkrétna.

Je dôležité, aby manažéri poznali a vedeli efektívne a adresne využívať všetky štyri systémy odmeňovania a vzájomne ich kombinovali. Je však dôležité, aby sa tieto stimuly rozdeľovali spravodlivo a zabránilo sa tak demotivovaniu tých, na ktorých sme „zabudli".

Mať nastavený spravodlivý, progresívny disciplinárny systém
Zamestnanci sú najlepšie motivovaní vtedy, ak presne vedia čo dostanú v prípade kvalitnej práce, ale aj to, ako sa bude postupovať v prípade zlej disciplíny a morálky, nezdarov, problémov a nekvality. Preto manažéri potrebujú mať v rukách aj spravodlivý, progresívny disciplinárny systém. V stávke je tak motivácia a morálka vašich najlepších zamestnancov. Nič nenarúša motiváciu a morálku viac ako neadresné, nejasne stanovené pravidlá a zásady pri riešení zlej disciplíny, nezdarov, problémov a nekvality.

Pravidelné zisťovanie kvality motivácie spokojnosti a lojality zamestnancov
Ak chce organizácia zaistiť, aby zamestnanci boli neustále motivovaní, manažéri by mali pravidelne raz alebo dvakrát ročne realizovať PRIESKUM spokojnosti, lojality a motivácie zamestnancov. Takýto prieskum je možné realizovať viacerými spôsobmi (dotazníky, 360° hodnotenie, workshopy, individuálne zisťovanie pri realizácii hodnotiacich pohovorov), a to buď internou alebo externou formou. To, čo organizácia bude skúmať, je otázkou rôznych analýz, stratégie firmy a jej cieľov (napríklad úroveň dosahovania nastaveného výkonu a kvality práce, úroveň kontroly nad svojou prácou, kreativita a náročnosť práce (je zohľadnený potenciál aj limity zamestnanca) kvalita pracovného prostredia a pracovných podmienok, spokojnosť so štýlom riadenia, so vzťahmi a iné).

Záver
Ak chce organizácia udržať vysokú motiváciu, lojalitu svojich zamestnancov a tým znížiť fluktuáciu, je nevyhnutné, aby vytvorila účinný motivačný systém, ktorý bude pravidelne prehodnocovať a aktualizovať. Raz vytvorený motivačný systém v organizácii nevydrží navždy. Univerzálny, všeobecne platný recept na to, ako možno vytvoriť správny motivačný systém vo firme, žiaľ neexistuje, je na to potrebná spolupráca všetkých zamestnancov organizácie. Každý zamestnanec má iné očakávania, neustále na neho vplýva externé prostredie (skúsenosti kamarátov, rodinných príslušníkov, informácie z médií...). Je veľká diferenciácia medzi jednotlivými druhmi organizácií (iný systém motivácie treba využívať vo výrobnej firme, iný napríklad v reklamnej agentúre).

Na vytvorenie takéhoto systému musia manažéri aktívne pracovať s ľuďmi, rozvíjať ich, pozorovať ich, pýtať sa ich, pravidelne ich hodnotiť a na základe toho zisťovať ich vnútorné a vonkajšie motívy, a tiež bariéry motivácie v práci. Iba motivovaní zamestnanci môžu podávať požadovaný výkon a sú k firme lojálni.

Manažéri tiež musia aktívne spolupracovať s vrcholovým manažmentom a oddelením ľudských zdrojov, ktoré je obvykle zodpovedné za tvorbu motivačného systému v organizácii.

Na základe mojej 20 ročnej praxe v riadení, rozvoji a vo vzdelávaní dospelých na území SR aj ČR môžem konštatovať, že prieskumu spokojnosti, lojality a motivácie zamestnancov ako podkladu pre vypracovanie motivačného systému sa venuje stále viac organizácií. Avšak veľa organizácií, aj keď prieskumy vyhodnotia, ich závery a opatrenia nie sú vždy implementované do praxe. To má za následok to, že v ďalšom roku, keď chce organizácia robiť prieskum spokojnosti a motivácie už zamestnanci nie až tak ochotne spolupracujú. Súvisí to s tým, že prieskumu nedôverujú, pretože nemajú pozitívnu skúsenosť z predošlých rokov.

Preto je veľmi dôležité, aby výstupy z takýchto prieskumov brala organizácia vážne, vždy ich zamestnancom prezentovala a prezentovala aj to, čo sa bude z výstupov v organizácii reálne implementovať (napr. zamestnanci nie sú spokojní s dodávateľom stravy, tak sa im zmení, nie sú spokojní so sociálnymi zariadeniami, tak sa rekonštruujú) a zapracovávať do celkového motivačného systému firmy (napríklad 13. plat, ktorý predtým organizácia nedávala a iné). Zamestnanci musia reálne vidieť a „pocítiť", že boli vypočutí, iba tak budú aj v budúcnosti aktívne pracovať na takýchto prieskumoch.

Veľký dôraz je potrebné klásť aj na spôsob a formu realizácie prieskumu spokojnosti, lojality a motivácie (kto, kedy, ako, čo, prečo – forma, skladba otázok, okruhy záujmu zisťovania, dodávateľ prieskumu, forma vyhodnotenia atď.), čo ním sledujeme, čo chceme meniť a zlepšovať.

Pri tvorbe motivačného systému je potrebné sa aktívne zamerať na všetky štyri systémy odmeňovania (peňažné/finančného, nepeňažné/nefinančného) a stanoviť pri nich jasné pravidlá. Systém odmeňovania by mal byť pre zamestnanca čo najspravodlivejší. Mal by dokázať rozlíšiť vo výške odmeny konkrétneho zamestnanca význam jeho práce pre organizáciu, kvalifikačnú náročnosť práce a postavenie na trhu práce. Správny motivačný systém vo firme sa nedá vytvoriť bez uplatňovania spravodlivého systému odmeňovania. Nastavené pravidlá odmeňovania v organizácii musia manažéri poznať, stotožniť sa s nimi a vedieť ich prezentovať. Je veľmi dôležité, aby aktívne vyhľadávali príležitosti k pochvale a prejaveniu uznania pracovníkom a poznali, a vedeli to aj kvalitne komunikovať (na to sú cielené zamerané školenia a tréningy – Ako chváliť, Ako prejavovať uznanie).
V praxi je dôležité v prvom rade zamerať sa na spravodlivé finančné ohodnotenie zamestnanca. Ak zamestnanci považujú uplatňovaný finančný systém odmeňovania za nespravodlivý, nemá veľký význam rozvíjať uplatňovanie iných druhov motivátorov (vrátane nefinančných), pretože ich pozitívny účinok na motiváciu neguje zlý systém odmeňovania.
Kvalitný motivačný systém určite počíta s rozvojom a vzdelávaním zamestnancov, zvyšovaním kvalifikačnej, osobnostnej a vzdelanostnej úrovne.
V praxi sa však stretávame stým, že tento systém nie je vždy vypracovaný kvalitne a efektívne. Zamestnancovi nestačí raz ročne sa zúčastniť dvojdňového školenia, je potrebné zabezpečiť, aby mohol osvojené vedomosti a zručnosti ďalej rozvíjať. Je dôležité zosúladenie schopností zamestnanca s nárokmi kladenými na jeho pracovnú pozíciu, čo sa nie vždy deje.
Aj napriek tomu, že podmienky v organizáciách sú premenlivé z rôznych príčin (ekonomických, legislatívnych, strategických) môžeme z praxe definovať niekoľko všeobecne platných zásad a pravidiel, ktoré je potrebné dodržať pri tvorbe motivačných systémov, ktoré som popísala v tomto článku.
Stále viac organizácií má snahu vytvárať komplexný systém motivácie zamestnancov, často aj v podobe písomného dokumentu, ktorý je zaradený, medzi strategickú dokumentáciu organizácie.
Z týchto dôvodov som sa rozhodla v tomto článku zachytiť čo najviac základných, ale z môjho praktického pohľadu podstatných informácií a pomôcť zorientovať sa v danej problematike manažérom, ktorí majú aktívne prispievať svojim vedením, prístupom, komunikáciou a spoluprácou pri tvorbe kvalitného motivačného systému.

TEXT Martina Jankolová