ICE Industrial Services sa zaoberá automatizáciou a robotizáciou výroby v priemyselných odvetviach, kde ťažkú prácu namiesto ľudí vykonávajú stroje. V roku 2018 sa stala súčasťou českej skupiny MTX Group a vďaka nej získala významnú stabilitu a potenciál k ďalšiemu rozvoju. Svoju činnosť stavia na technických a prevádzkových inováciách, vďaka čomu si dokázala vybudovať okruh verných zákazníkov.
V tomto roku sa začala venovať digitalizácii stavebníctva, kde pod značkou ICE Coral vyvíja technológie pre 3D tlač betónu, ako úsporné a ekologické riešenie spájajúce tradičný materiál a najmodernejšie technológie.

Dôvody a hlavné kritéria výberu nového ERP riešenia

Spoločnosť ICE používala účtovný software Pohoda, ktorý dlhodobo prestával vyhovovať jej rastúcim nárokom. Hlavným impulzom na hľadanie nového riešenia bolo celkové prepojenie projektového riadenia s ďalšími procesmi a zaistením kvalitnej podpory skladového hospodárstva.

Pri výbere hrali rolu predovšetkým tieto kritériá:
- ERP systém, ktorý sa prispôsobí fungovaniu spoločnosti ICE, nielen systém, ktorému sa bude prispôsobovať spoločnosť a používatelia.
- Podpora projektovej činnosti, pretože každý projekt v ICE je unikátny a nie je možné nastaviť jednotný postup, ktorý by bolo možné aplikovať všeobecne.
- Modularita a prepojenosť procesov v jednom systéme.
- Možnosť vykonávať vlastné úpravy ERP systému.
- Potreba pripojenia účtovníctva s obchodom, skladom, dochádzkou a ostatnou agendou v jednom systéme dostupnom odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Spoločnosť ICE prevádzkuje 12 pobočiek v Českej republike a jej pracovníci cestujú do desiatok krajín sveta. Preto bol potrebný robustný, ale jednoduchý systém prístupný online.
- Controlling s dostupnosťou všetkých dát na niekoľko kliknutí a bez nutnosti prevodných mostíkov.
- Podpora fiškálnych období, ktoré na seba nadväzujú, ale zároveň sú dostatočne otvorené pre reálnu prevádzku.

Priebeh implementácie a kritické faktory úspechu

Po predimplementačnej fáze, ktorá zahŕňala okrem iného analýzu, určenie roly, vytvorenie máp prepojenosti a interné školenia, uskutočnila sa v 4. štvrťroku roka 2018 samotná implementácia so súbežným testovaním zo strany zadávateľa. Kľúčovým bolo ustanovenie zástupcu spoločnosti ICE, ktorý bol zodpovedný za všetky rokovania s dodávateľom vrátane definície požiadaviek na implementáciu. Priebežné testovanie a okamžité potrebné úpravy počas implementácie sa vzápätí pozitívne prejavilo v ostrej prevádzke, ktorú spustili 1. januára 2019. I napriek tomu systém ešte v priebehu prvých troch mesiacov ostrej prevádzky priebežne upravovali a dolaďovali. Veľmi sa osvedčila stála fyzická prítomnosť pracovníka dodávateľa, ktorý poskytoval plnú asistenciu.

V čom IS KARAT v praxi najviac pomáha

Celkom zásadné sa ukazuje využitie projektového riadenia IS KARAT na plánovanie zákazkovej výroby. Všetky potrebné údaje sú k dispozícii na jednom mieste (nákupy/výdaje materiálu, odpracované hodiny zamestnancov, fakturačný plán, ponuky, objednávky prijaté i vydané a pod.), vďaka čomu je ponuka pre zákazníka vrátane rozpočtu okamžite vypracovaná.
Rozpočet zákazky možno ľahko operatívne naplánovať v čase s možnosťou porovnávania rozpočtu s operatívnym plánom i skutočne vynaloženými nákladmi. K dispozícii sú i rýchle prehľady na mesačný report vrátane porovnania skutočného stavu fakturácie s plánom.
ICE oceňuje taktiež skutočnosť, že od prvej kalkulácie ponuky po dokončenie projektu prebieha všetko v jednej línii. Tomu pomáha úzka previazanosť všetkých častí IS KARAT (verzie ponúk, fakturačný plán, plán nákladov, skutočne vynaložené náklady, faktúry prijaté, faktúry vydané, objednávky prijaté, vydané, odovzdávajúce protokoly, dodacie listy, zmluvy atď.).
Samostatnou kapitolou je komunikácia s CAD/CAM systémami. ICE pre konštrukciu nových strojov používa primárne Autodesk Inventor, s ktorým IS KARAT komunikuje prostredníctvom nástroja Autodesk Vault.
Významné uplatnenie v praxi našli i tzv. predbežné objednávky, ktoré sa využívajú najmä pri materiáloch a komponentoch, ktoré majú dlhodobé dodacie lehoty a treba ich objednať skôr, než vstúpia do zostavy. Táto funkčnosť sa dnes využíva pri všetkých projektoch, ktoré spoločnosť ICE realizuje.
Väčšinu úprav v IS KARAT realizuje spoločnosť ICE vlastnými silami a s dodávateľom komunikuje spravidla iba v prípadoch, s ktorými si nedokáže poradiť (legislatíva, pochopenie správania štandardného riešenia a pod.). Vďaka zakúpeniu otvorenosti IS KARAT môže ICE systém viac priblížiť svojím používateľom – malé zlepšenia, ktoré uľahčujú prácu, po vlastné riešenie oblasti, ktorú IS KARAT štandardne nepokrýva.

Ďalšie prínosy IS KARAT:

- Všetky dokumenty (faktúry, bankové výpisy, zmluvy,…) na jednom mieste.
- Workflow (nahrádzajúci obeh papierových dokumentov elektronickými).
- Bezpapierová kancelária (jeden založený originál a ďalej všetko k dispozícii online).
- Jednoducho dostupné, prehľadné sledovanie nákladov na projekty.
- Plánovanie v niekoľkých stupňoch zároveň:
       + vytvorenie prognóz podľa projektu,
       + tvorba fakturačných plánov z prognóz výnosov,
       + fakturačný plán v priamej väzbe na faktúry vydané.
- Vzájomná previazanosť jednotlivých modulov s možnosťou prekliknúť odkiaľkoľvek až na prvotný doklad.
- Jednoduchý import platobných príkazov.
- Rýchla kontrola faktúr po splatnosti vďaka platobnému kalendáru.
- Ľahké generovanie všetkých dát z IS KARAT do súboru (Excel, Word, PDF).
- Automatické overovanie obchodných partnerov cez oficiálne webové portály Ministerstva financií ČR, SR či VIES.
- Plná podpora na ľahkú prácu s prílohami (nahrávanie, verzovanie,…).
- Jednoduché nastavenie filtrov dát.
- Vďaka vyhľadávaniu potrebných funkcií podľa kľúčových slov odpadáva zdĺhavejšie vyhľadávanie v klasickej stromovej štruktúre.
- Prispôsobenie „na mieru“ podľa individuálnych potrieb.
- Používateľsky veľmi príjemné, nekomplikované prostredie.

Plány do budúcnosti a další rozvoj spolupráce
ICE starostlivo sleduje ďalší vývoj IS KARAT, a to doplňovanie nových funkcionalít do existujúcich modulov, ale aj novo uvádzané moduly. Vzhľadom na to, že disponuje vlastnými vývojovými kapacitami, hodlá spolupracovať s dodávateľom iba na zložitých a zásadných zmenách, ktoré sa bez nich nezaobídu. To využije pri plánovanej transformácii výroby, ktorá si vyžiada intenzívnu spoluprácu a využitie ďalších častí štandardného riešenia IS KARAT.

* * * * *
Odporúčanie a skúsenosti z implementácie
Barbora Havířová, CFO spoločnosti ICE:
- Dôraz na zabezpečenie času vlastných používateľov i času pracovníkov dodávateľa na vzájomnú spoluprácu.
- Dôležitá je väčšia časová i finančná investícia do podrobnej predimplementačnej analýzy, pretože od tej sa odvíja celá implementácia.
- V dostatočnom predstihu spustiť testovaciu verziu a pracovať na nej s vlastnými implementovanými dátami.
* * * * *

text/foto Karat Software