Nové funkcie, podporujúce naplnenie požiadaviek nariadenia GDPR vo všetkých kľúčových procesoch týkajúcich sa správy osobných údajov, budú súčasťou všetkých aktuálne podporovaných verzií IFS Applications. Dostupnosť nových funkcií bude postupne od najnovších verzií k starším od polovice apríla 2018. Ich význam a rozsah možno zhrnúť takto:

1. Zber údajov v súlade so zákonom: Podľa nariadenia GDPR smú byť osobné údaje zhromažďované výhradne pre konkrétne definované účely a uchovávané iba na čas nevyhnutný na tieto účely. Nové funkcie uľahčujú tieto činnosti tým, že umožňujú identifikovať všetky dátové subjekty a priradiť k nim jeden alebo niekoľko definovaných účelov pre spracovanie osobných údajov, vrátane doby trvania, pričom každý z nich je možné prepojiť s jedným alebo niekoľkými právnymi dôvodmi pre spracovanie.

2. Bezpečné uchovávanie: Osobné údaje musia byť zadávané a uchovávané bezpečným spôsobom v systémoch používaných na ich spracovanie a v súlade s oprávneniami k prístupu nevyhnutnými na účel, na ktorý boli údaje zhromaždené. Nové funkcie dopĺňajú existujúce mechanizmy pre prístup k údajom založený na roliach, uľahčujú tieto činnosti tým, že ponúkajú súbor špeciálnych mechanizmov a okien zjednodušujúcich správu dátových subjektov, položiek osobných informácií, účelu spracovania údajov, odstraňovanie a anonymizáciu údajov a dátumom riadené platnosti súhlasu evidencie a použitia osobných údajov.

3. Bezpečný prístup a prenos: Možnosť prístupu k údajom a ich prenos je významnou súčasťou pri plnení požiadaviek nariadenia GDPR. Nové funkcie uľahčujú tieto činnosti tým, že prinášajú nový prehľad, ktorý možno vytvoriť pre konkrétny dátový subjekt uložený v produkte IFS Applications alebo IFS Field Service Management. Nový Prehľad zobrazí príslušné informácie vrátane všetkých uchovávaných údajov, ich účelov uchovávania spolu s príslušným dátami vypršania platnosti a právnych dôvodov, ktorým tieto údaje a účely podliehajú.

4. Bezpečná správa / odstránenie: Medzi tri hlavné požiadavky nariadenia GDPR patrí zabezpečovanie aktuálnosti záznamov, právo dátových subjektov "byť zabudnutý" a povinnosť prevádzkovateľa údajov neuchovávať záznamy pre iné ako zákonné účely, okrem tých, pre ktoré dátový subjekt udelil súhlas. Nové funkcie uľahčujú tieto činnosti tým, že podporujú procesy správy údajov. Poskytujú správcom údajov možnosť aktualizovať dáta, odstraňovať ich alebo anonymizovať (podľa potreby) v závislosti od súhlasu dátového subjektu alebo pri uplynutí času povoleného ich uchovávania.

5. Používanie údajov v súlade so zákonom: Uchovávanie osobných údajov v systéme s možnosťou sprístupniť, poskytnúť a odstrániť údaje kedykoľvek v prípade potreby je zásadnou nutnosťou, ktorá vyžaduje správne nastavenie, správu a využívanie osobných informácií, čo zase naopak závisí na ľahkom prístupe, vizualizácii údajov a schopnosti byť informovaný. Nové funkcie uľahčujú tieto činnosti tým, že poskytujú jediný vstupný bod pre prístup a správu účelov a dôvodov spracovania osobných údajov.

"Vylepšením produktu IFS Applications a IFS Field Service Management o podporu nariadenia GDPR ponúkame našim zákazníkom integrované a intuitívne softvérové funkcie, ktoré uľahčujú dodržiavanie nových nariadení, ktoré nadobudnú účinnosť v máji tohto roku," vyhlásil Steve Treagust, globálny odborový riaditeľ pre financie, HCM a stratégiu v spoločnosti IFS. "Okrem zabezpečenia dodržiavania nariadenia GDPR, umožnia nové funkcie spoločnostiam zlepšiť tiež procesy správy údajov. Výsledkom tak bude vyššia kvalita údajov zásluhou relevantnejších údajov a nižší objem nerelevantných údajov, čo povedie k výraznému zníženiu nákladov. "

TEXT/FOTO IFS